¿Cómo constituir una comunidad de propietarios? Reglamento

Saber cómo constituir una comunidad de propietarios es necesario ya que se trata de un trámite obligatorio a partir de 5 vecinos. Su rol es esencial para el mantenimiento y protección de las instalaciones y para regular, mediante los estatutos, la vida en comunidad.

Al dotar inicialmente de entidad jurídica a un inmueble, es necesario llevar a cabo algunos pasos como convocar la primera junta de constitución y seguir el procedimiento para legalizarla formalmente.

En el caso de que hayas adquirido una nueva vivienda, tanto si es de obra nueva como de segunda mano, conocer cómo se puede constituir una comunidad de propietarios te ayudará a entender exactamente tus derechos y responsabilidades como titular.

¿Qué es una comunidad de propietarios?

Una comunidad de propietarios es una entidad conformada por la totalidad de los titulares o cotitulares de viviendas, locales o cualquier otra unidad que pueda aprovecharse de manera independiente y que cuente con salida propia a la vía pública o a zonas comunes.

En este sentido, los propietarios cuentan con un derecho de copropiedad de los elementos comunes del inmueble por lo que deben velar por su correcto mantenimiento, al igual que establecer un marco de responsabilidades y obligaciones para la buena convivencia a través de los estatutos.

Los acuerdos de una comunidad de propietarios se adoptan por votación. Dependiendo de la naturaleza del objeto votado, puede requerirse para su validez de una serie de votos determinados en número o porcentaje de participación. Te ponemos algunos ejemplos:

• Unánime. Es el caso de la validación de los estatutos.

• Mayoría de ⅗. Cuando se quiere instalar o suprimir un servicio común.

• Mayoría de ⅓. En el caso de la instalación de infraestructuras de comunicaciones como antenas parabólicas o destinadas al aprovechamiento de energías renovables.

• Mayoría simple. Si se quieren derribar barreras arquitectónicas.

 Regulación al constituir una comunidad de propietarios

Para saber cómo constituir una comunidad de propietarios debes remitirte al reglamento recogido en la Ley de Propiedad Horizontal.

En ella se establece que toda comunidad de propietarios debe disponer de una Escritura División Horizontal. Este es un documento que:

• Es obligatorio para poder dividir un edificio en diferentes partes y venderlas por separado.

• Detalla los elementos comunes y privativos de todos los propietarios.

• Proporciona una unidad jurídica para el inmueble.

• Establece la cuota de participación de cada propietario en lo que respecta a la totalidad de la finca.

 2 preguntas frecuentes sobre el reglamento de constitución de una comunidad de propietarios

Antes de abordar los pasos necesarios para saber cómo constituir una comunidad de propietarios, vamos a responder a las dos preguntas que más frecuentemente se hacen sobre este tema.

 ¿Es obligatorio constituir una comunidad de propietarios?

La comunidad de propietarios es una entidad obligatoria a partir de 5 propietarios. Cuando el número de propietarios no supera la cifra de 4, se adoptan las medidas que vote la mayoría, de acuerdo con el régimen de administración descrito en el artículo 398 del Código Civil.

En caso de que esa mayoría sea inalcanzable o que el hecho que se vota sea perjudicial para los propietarios, será un juez quien determine lo que corresponda, incluso nombrar a un administrador.

 ¿Qué ocurre ante la negativa a constituir una comunidad de propietarios?

Como acabamos de ver, el número mínimo para crear una comunidad de propietarios es de 5 titulares y su constitución es obligatoria, por lo que no es posible negarse a su creación.

Además, en caso de que nadie se presente voluntariamente para ocupar el puesto de presidente de la comunidad, será proveído por turno rotatorio. La persona designada debe ser obligatoriamente propietario de una o varias viviendas.

 Pasos para constituir una comunidad de propietarios

Constituir una comunidad de propietarios es un proceso que requiere de una serie de pasos a dar para poder llevarse a cabo de manera que se reconozca su validez legal. 

 Convocar la junta de primera constitución

El primer paso es el de celebrar una junta de constitución de la comunidad de propietarios que tendrá carácter extraordinario.

La convocatoria a la junta constituyente puede realizarse por diferentes intervinientes como pueden ser el promotor de la construcción, el propietario único si difiere del primero o cualquiera de los propietarios particulares.

Los objetivos de esta primera reunión son generalmente:

• Aprobar la constitución de la comunidad de propietarios.

• Votar la junta de gobierno.

• Autorizar al presidente o en su caso al administrador designado para efectuar los trámites necesarios para la constitución de la comunidad formalmente.

• Determinar la apertura de una cuenta bancaria para el correcto desarrollo de las obligaciones y responsabilidades de la comunidad.

• Establecer y validar el presupuesto inicial para atender los gastos, así como la naturaleza de las primeras cuotas de participación.

• Redactar y/o validar los estatutos.

• Elegir una póliza de un seguro de comunidades de propietarios, sobre todo por posibles daños a terceros, pero también para proteger el patrimonio.

Redactar y validar los estatutos

En lo que respecta a los estatutos de una comunidad de vecinos, estos no vienen recogidos en la Ley de Propiedad Horizontal, por lo que no existe un modelo oficial que deba adoptarse.

Por regla general, es la promotora la que se encarga de prepararlos para los vecinos.

Sin embargo, este documento estipula una serie de normas que deben plasmar los derechos y obligaciones de los propietarios con respecto al inmueble con la finalidad última de organizar y garantizar la convivencia por el bien de todos.

Es importante, para que el documento tenga validez, que cumpla con una serie de requisitos como:

• Ser aprobado por unanimidad. Si no existe tal acuerdo, deben modificarse los apartados que ocasionen la disensión.

• Facilitar el acceso a todos los vecinos y cerciorarse de que lo conozcan.

• Inscribirse en el Registro de la Propiedad con el objetivo de que se validen.

• Redactarse de acuerdo a los derechos y obligaciones de todo propietario expresados en la Ley de Propiedad Horizontal.

Algo que se debe tener en cuenta, es que este documento compete a los vecinos que lo han votado. Es decir, los que se incorporan posteriormente a la comunidad deben validarlos o comenzar un proceso de modificación que debe ser sometido de nuevo a votación.

Legalizar el libro de actas

Una vez constituido el órgano de gobierno de la comunidad de vecinos, el presidente o administrador designado debe legalizar el libro de actas ante el Registro de la Propiedad.

Para su legalización, el presidente tiene que presentar una instancia, con firma legitimada, bien ante notario o ante el registrador.

Se trata de un documento muy importante en el que se deben reflejar los acuerdos, incidencias, presupuestos, medidas que se deriven de la Junta de Propietarios.

Solicitar el CIF

El CIF es tan imprescindible para una Comunidad de Propietarios como el NIF para cualquier ciudadano.

El presidente o administrador –siempre que tenga poderes– debe solicitarlo en la Agencia Tributaria.

Certificado electrónico

El certificado electrónico es necesario para comunicarse con las administraciones públicas de manera telemática.

El presidente o el administrador con una autorización pueden solicitar el certificado digital a la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre siempre que se cumplan los siguientes requisitos:

• La comunidad de propietarios debe estar ya constituida.

• Debe contar con el CIF.

Aplicar la normativa de protección de datos

Dado que la Comunidad de Propietarios va a manejar datos personales y sensibles de las personas, es necesario que cumpla con el Reglamento General de protección de Datos o RGPD.

De acuerdo con lo estipulado en la Ley de Propiedad Horizontal, la comunidad tiene la potestad de tratar datos personales de propietarios, copropietarios, inquilinos y de eventuales trabajadores, por ejemplo en el caso de contratar a un conserje, personal de limpieza, etc.

En este sentido, se deberá designar un responsable del tratamiento de los datos, así como establecer las medidas de seguridad necesarias para garantizar su protección y el buen uso de los mismos.

Una comunidad de propietarios es una asociación necesaria para garantizar la convivencia entre vecinos, y para mantener y proteger elementos comunes y/o privativos.

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