¿Cómo hacer una factura como autónomo?

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¿Cómo hacer una factura como autónomo?

Si te estás planteando ofrecer tus servicios profesionales por cuenta propia, seguro que una de las dudas que te asalta es sobre cómo hacer una factura como autónomo.

En Reale Seguros somos conscientes de la importancia de este tema para miles de profesionales y por eso, hemos querido preparar un artículo en el que se arroje luz sobre los puntos clave de este tema.

Si quieres echar un vistazo, aquí encuentras más información sobre nuestro seguro para autónomos.

En este contenido vamos a hablarte de los tipos de facturas que existen, de los datos que debes consignar en ellas, de los plazos de expedición y envío o de los plazos de guarda y custodia que debes cumplir, entre otras cosas.

 Datos a consignar en las facturas de autónomos

La información a consignar a la hora de redactar una factura como autónomo es la siguiente:

  • Datos del emisor.
  • Datos del cliente.
  • Número de factura y serie.
  • Fecha de facturación.
  • Concepto.
  • Importe.
  • Tipo de IVA.
  • Retención de IRPF.
  • Importe total.
  • Forma de pago.

Datos del emisor.

Datos del cliente.

Número de factura y serie.

Fecha de facturación.

Concepto.

Importe.

Tipo de IVA.

Retención de IRPF.

Importe total.

Forma de pago.

A continuación te damos más detalles de cada uno de estos puntos.

Datos del emisor

Cuando hablamos de datos del emisor, nos referimos a su nombre y apellidos, su NIF o DNI y su dirección fiscal (debe coincidir con la registrada en el alta como autónomo y en el Impuesto de Actividades Económicas o IAE).

Datos del cliente

Así como debes detallar tus datos como emisor, también deberás informar de los datos de la persona que va a pagar la factura, esto es, el cliente.

En este caso, los datos identificativos volverán a ser el CIF o el NIF, el nombre del receptor y su dirección fiscal.

Cuando la factura es simplificada y va dirigida a un particular, el apartado de datos de cliente se puede obviar.

Número de factura y serie

Las facturas que emitas dentro de un mismo año fiscal deben ir identificadas por un número que deberá ser correlativo en fecha.

Lo normal es que emitas facturas solo con una serie pero puedes crear diferentes series si quieres distinguir entre modelos de facturas o tipos de operaciones.

Fecha de facturación

Este dato es de vital importancia no solo para facilitar la búsqueda en caso de necesitarlo, sino también para reclamar su pago si no se ha realizado dentro del plazo acordado.

Por lo general, la fecha de facturación coincide con la fecha de terminación del trabajo o de realización del servicio.

 Concepto

En el concepto deberás consignar una descripción del trabajo realizado o del producto que has vendido señalando de forma clara el número de unidades objeto de la venta.

 Importe

El importe de la factura podrá ser unitario o total, que será el resultado de multiplicar el número de unidades por el precio unitario.

Al precio total se le conoce como base imponible dado que sobre ella se aplican los distintos impuestos (IVA e IRPF).

 Tipo de IVA

Dependiendo del producto o del servicio ofrecido, tendrás que aplicar distintos tipos de IVA y será necesario que los especifiques en la factura no solo en porcentaje, sino también de forma expresa en importe.

 Retención de IRPF

La retención de IRPF es la parte que adelantas a Hacienda como previsión de la cuantía que pagarás en concepto de declaración de la renta.

Los primeros 18 meses de actividad solo tendrás que aplicarte un 7% por este concepto, a partir de ese momento el porcentaje a consignar será del 15%.

 Importe total

Por importe total se entiende la cantidad que vas a cobrar y que será el resultado de descontar a la base imponible el importe de la retención y sumarle el importe del IVA.

 Forma de pago

La forma de pago recogerá el acuerdo entre ambas partes y la más común es por transferencia. Deberás indicar el número de la cuenta bancaria a la cual llegará el ingreso. Te recomendamos que tengas una cuenta aparte para tu actividad como autónomo ajena a tu cuenta personal. Esto te permitirá un mejor control de las finanzas de tu negocio.

 Tipos de facturas como autónomos 

Antes de proceder a hacer tu factura como autónomo creemos importante que tengas claro cuáles son los tipos de facturas que puedes emitir.

Factura ordinaria

A la factura ordinaria también se la conoce con el nombre de factura modelo o factura completa.

Sobre los datos y la información que debes incluir en tu factura ordinaria te hemos hablado en detalle hace un momento.

 Factura simplificada

La factura simplificada también se conoce con el nombre de tique y destaca porque en ella no es necesario incluir todos los datos.

Los requisitos para poder emitir una factura simplificada son:

  • No superar el importe máximo de 400 euros, IVA incluido.
  • Se debe expedir una factura rectificativa.
  • Su importe sea inferior a 3.000 euros, IVA incluido, si corresponde a ciertas operaciones. Puedes consultar aquí el listado de dichas operaciones.

No superar el importe máximo de 400 euros, IVA incluido.

Se debe expedir una factura rectificativa.

Su importe sea inferior a 3.000 euros, IVA incluido, si corresponde a ciertas operaciones. Puedes consultar aquí el listado de dichas operaciones.

Los datos a incluir en una factura simplificada son:

  • Número y serie (si corresponde).
  • Fecha de expedición y/o fecha de la operación.
  • NIF y datos identificativos del emisor.
  • Detalle del bien o del servicio prestado.
  • Tipo impositivo.
  • Importe total.
  • Referencia de la factura rectificativa -si procede-, así como del concepto rectificado.

Número y serie (si corresponde).

Fecha de expedición y/o fecha de la operación.

NIF y datos identificativos del emisor.

Detalle del bien o del servicio prestado.

Tipo impositivo.

Importe total.

Referencia de la factura rectificativa -si procede-, así como del concepto rectificado.

 Factura proforma

La factura proforma se entrega al cliente con anterioridad a la venta del producto o a la prestación del servicio.

Al emitir una factura de estas características deberás hacer constar en ella su condición de proforma y que es la antesala de la factura ordinaria.

Este tipo de factura no te servirá como justificante de gasto o ingreso porque a efectos contables carece de valor.

Factura rectificativa

La factura rectificativa es la opción para subsanar facturas emitidas con errores o de devolución de productos por parte del cliente.

Al emitirla debes hacer constar su carácter de rectificativa, así como hacer mención expresa a la factura que rectifica.

La factura rectificativa será negativa en aquellos casos en los cuales se emite como abono por devolución del producto.

 Factura recapitulativa

La factura recapitulativa es la solución para reunir todas las facturas de un mismo cliente durante un mes. Esto es, en vez de emitirlas cada día o de forma recurrente, se agrupan todas en una única en la que se harán constar los importes individuales de las compras y las fechas correspondientes.

 Factura electrónica

La factura electrónica nace como respuesta a las necesidades digitales de muchos profesionales que hasta entonces no tenían más opción que seguir usando el formato tradicional en papel.

Existen dos tipos de facturas electrónicas:

  1. De datos estructurados: los datos obligatorios se identifican dentro del archivo para que el programa los pueda detectar y dar la factura como válida.
  2. De datos no estructurados: los datos se consignan dentro de imágenes.

De datos estructurados: los datos obligatorios se identifican dentro del archivo para que el programa los pueda detectar y dar la factura como válida.

De datos no estructurados: los datos se consignan dentro de imágenes.

Otros aspectos de suma importancia

Además de lo comentado hasta este momento, existen otros puntos sobre los que debes concentrar tu atención.

Plazos de expedición y envío

El plazo de expedición y envío corresponde al momento en que se realiza la operación si el destinatario no es empresario o profesional. En el resto de los casos, se debe emitir y enviar antes del día 16 del mes siguiente al devengo de la operación.

En las operaciones del régimen especial del criterio de caja se seguirá este mismo criterio.

En las operaciones intracomunitarias de bienes exentas se emitirán antes del día 16 del mes siguiente a la expedición y transporte de los bienes.

Las facturas rectificativas se podrán agrupar y expedir como máximo el último día natural del mes de realización de las actividades.

 Plazo de conservación

En cuanto al tema de la conservación y custodia, la Agencia Tributaria establece con carácter general que las facturas se conservarán durante su plazo de prescripción, esto es, 4 años.

Si las operaciones corresponden a operaciones con cuotas de IVA soportado deducibles en un período de regularización, el plazo de conservación será el de dicha regularización y los 4 años siguientes.

En las operaciones con oro de inversión el plazo es de 5 años.

En Reale Seguros queremos poner nuestro granito de arena para ayudar a los profesionales por cuenta propia a llevar sus negocios con mayor facilidad.

Para ello ponemos a su disposición a nuestros agentes especializados en temas de emprendedores y autónomos. Puedes contactar con ellos desde nuestra red de oficinas. Estarán encantados de atenderte.