Cuentas de la comunidad de propietarios: cómo llevarlas y presentarlas
Las cuentas de la comunidad de propietarios son una de las obligaciones de la Junta de gobierno vecinal que trabaja por y para asegurar su correcto funcionamiento. Deben incluir los presupuestos, los gastos habituales, así como las previsiones y posibles derramas en situaciones extraordinarias que requieran una solución.
Los propietarios no solo tienen derecho a conocer el estado de las cuentas de una comunidad, sino que es recomendable que participen activamente en su establecimiento para dejar perfectamente establecido a qué corresponden y a qué dedican las cuotas que asumen.
Dada su importancia, en este artículo vamos a tratar 2 temas fundamentales: cómo llevar las cuentas y cómo presentarlas.
¿Qué son las cuentas de una comunidad de propietarios?
Las cuentas de una comunidad de propietarios son una de las obligaciones del órgano de gobierno de la misma compuesto por la Junta de propietarios, el presidente o vicepresidentes, el secretario y el administrador.
Es preciso señalar en este punto que los cargos de secretario y administrador pueden recaer en la misma persona.
Los libros de cuentas de la comunidad de propietarios deben ser presentados de manera rigurosa, ya que permiten su buen funcionamiento.
La gestión y presentación de las cuentas viene regulada en la Ley 49/1960, de 21 de julio, conocida comúnmente como Ley de Propiedad Horizontal.
En dicha ley se expone que la Junta de propietarios debe reunirse al menos una vez al año para aprobar las cuentas y los presupuestos.
Del mismo modo, este órgano de gobierno puede convocar una reunión cuando lo considere el presidente o cuando lo solicite la cuarta parte de los propietarios o aquellos que representen al menos el 25 % de las cuotas de participación.
La figura que debe asumir su gestión es el administrador que debe exponer con claridad el patrimonio administrado y las gestiones llevadas a cabo para conservarlo.
¿Puede un propietario ver las cuentas de la comunidad?
Un propietario puede acceder a las cuentas de la comunidad y a cualquier dato ligado a ellas siempre que el acceso responda a un interés legítimo y los datos sean adecuados, pertinentes y limitados con base en los principios del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
En este sentido, la finalidad del tratamiento de esos datos debe responder a lo previsto por la Ley de Propiedad Horizontal sabiendo que el administrador debe custodiar la documentación de la comunidad a disposición de los titulares.
De hecho, todos los propietarios tienen derecho a solicitar el estado de cuentas y, por su parte, el presidente tiene el deber de proporcionarlo. Lo que no es posible es recibir dicha información directamente de la entidad bancaria de la comunidad.
En el caso de que un propietario desee acceder a una copia de las cuentas de la comunidad de propietarios, es imprescindible, en virtud del RGPD, que se adopten las medidas ligadas a la gestión, salida y traslado de documentación.
Como ya hemos anticipado, participar en la confección de las cuentas anuales e informarse debidamente sobre ellas es un derecho legítimo de todo propietario.
Obligaciones del tratamiento de datos personales en una comunidad de propietarios
La comunidad de propietarios es la responsable del tratamiento de datos personales que recae, como hemos avanzado, en la figura del administrador de fincas.
Entre las obligaciones que debe asumir para la protección de datos en virtud de la RGPD, y que afectan igualmente a las cuentas de la comunidad, se encuentran las siguientes:
- Crear un registro de actividades de tratamiento de la documentación.
- Cumplir con el derecho de información de los propietarios.
- Hacer valer los derechos en materia de protección de datos.
- Establecer la legitimación de los tratamientos.
¿Cómo llevar las cuentas de una comunidad de propietarios?
A continuación vamos a explicarte cómo se deben llevar las cuentas de una comunidad de propietarios basándonos en 3 puntos clave de su gestión.
Obligaciones en la gestión
Tal y como venimos abordando y de acuerdo con los artículos 14, 16 y 20 de la Ley de Propiedad Horizontal, las obligaciones de una Junta de propietarios de una comunidad de propietarios en relación a las cuentas son las siguientes:
- Aprobar la previsión de gastos.
- Reunirse al menos una vez al año para aprobar los presupuestos y las cuentas. Es importante señalar que no es obligatorio que el año del ejercicio contable y el año natural coincidan.
- Preparar, a través de la figura del administrador, el plan de gastos previstos, así como los medios para hacerles frente, y ejecutar los acuerdos en materia de obras. Además, este perfil es el encargado de realizar los cobros correspondientes.
Por otro lado, con cada cambio de presidente, que por norma general se renueva cada año, la persona que deja el puesto debe acompañar a la entidad bancaria a la nueva que va a ostentar el cargo. El objetivo es proceder al cambio de autorizaciones para gestionar las cuentas bancarias.
Obligaciones con el libro de cuentas
El libro de cuentas de una comunidad de propietarios es el elemento esencial para llevar la contabilidad de la misma, y conocer sus ingresos y los gastos.
Puede utilizarse un libro estándar, que puedes encontrar en una papelería, o bien confeccionar uno propio en excel, por ejemplo.
De acuerdo con la normativa aplicable, no es obligatorio presentar las cuentas anuales en el registro mercantil puesto que las comunidades de propietarios no tienen personalidad jurídica propia.
Sin embargo, resulta necesario para mejorar la gestión y por un ejercicio de transparencia, llevar las cuentas al día.
Para ello es necesario que recoja la siguiente información:
- Gastos habituales.
- Imprevistos o derramas.
- Control de cuotas pagadas.
La Junta de propietarios debe aprobar el libro de cuentas. Para ello es necesario que se les haga llegar con el tiempo suficiente, al menos con 8 días de antelación, a fin de que puedan analizarlo en detalle.
Establecimiento del presupuesto y fijación de las cuotas anuales
En lo que respecta al presupuesto, este supone la suma de todos los gastos previstos.
A este importe, por seguridad, se le debe sumar un mínimo de un 10 % del presupuesto como fondo de reserva para hacer frente a posibles gastos extraordinarios o urgentes que puedan darse.
Es importante que sepas que todos los propietarios están obligados a participar en la dotación del fondo de reserva que se determine.
A continuación, una vez validado el presupuesto, se establece la cuota anual que debe asumir cada vecino. Por comodidad y facilidades de pago, suele dividirse en 12 pagos proporcionales.
¿Qué ocurre con las derramas?
Más allá de los presupuestos y del fondo de reserva, puede ser necesario contribuir de manera extraordinaria a una derrama que vaya más allá de las cuotas habituales.
Estas derramas, salvo contextos que respondan a una justificación objetiva, se dividen de forma proporcional a partes iguales entre los propietarios.
Las derramas se validan en una junta general extraordinaria que debe convocarse para exponer la situación y plantear una votación para su aprobación.
Si algunos propietarios se niegan a participar, y dependiendo a qué se va a destinar la derrama, se les puede negar el disfrute del elemento.
¿Cómo se deben presentar las cuentas de una comunidad de propietarios?
Las cuentas de una comunidad de propietarios deben presentarse, como te hemos explicado hace unas líneas, al menos una vez al año, según la normativa vigente. Sin embargo, no existe un modelo oficial para ello.
El día de la junta ordinaria, es conveniente presentar un documento o informe en el que se destaque:
- Saldo neto de la cuenta bancaria de la comunidad.
- Ingresos y gastos.
- Deuda vigente y actualizada de los propietarios.
- Movimientos bancarios y su justificación.
- Derramas previstas.
- Presupuestos.
Si los presupuestos no se aprueban, los propietarios continúan pagando las mismas cuotas hasta la convocatoria de una junta extraordinaria en la que deben intentar llegar a un acuerdo. El objetivo es evitar que la comunidad se quede en una situación complicada que pueda desembocar en acciones judiciales.
Para facilitar la gestión y el correcto desarrollo de una comunidad de propietarios es indispensable contar con un buen seguro de comunidades como los que te ofrecemos en Reale Seguros.
Contamos con una amplia gama de garantías opcionales que permiten adaptar el seguro a las necesidades exactas de tu comunidad. En caso de que necesites ampliar la información, no dudes en contactar con nuestros agentes.
