Tipos de facturas: cuándo y cómo emitir cada una de ellas de forma correcta

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Tipos de facturas: cuándo y cómo emitir cada una de ellas de forma correcta

Los tipos de facturas responden a los distintos contextos que pueden darse a la hora de declarar el resultado de una actividad económica, tanto para un trabajador independiente, como para una empresa. 

Facturas ordinarias, rectificativas, recapitulativas o simplificadas son algunos de los ejemplos de la gran variedad de documentos que pueden resultar confusos para el empresario.

De manera que si vas a iniciar un negocio o actividad profesional en España o bien si aún hoy tienes dudas al respecto, este artículo te va a interesar.

Así, vamos a abordar los diferentes tipos de facturas, además de tratar cuestiones importantes como cuándo y cómo deben emitirse.

Tipos de facturas

Existen diferentes tipos de facturas en función de su contenido, su valor o del medio por el que se emiten. En función del tipo de factura que sea, existirá un protocolo de emisión, así como unos plazos.

Antes de proseguir resulta esencial que sepas que, generalmente, toda persona o empresa que cobre un servicio o venda un producto está obligada a emitir una factura y conservar una copia para su cómputo administrativo y contable, independientemente del régimen de IVA al que esté sujeto.

Asimismo, es esencial que conserves las facturas que recibas de otros profesionales o empresas ligadas a tu actividad.

Te detallamos en la siguiente enumeración los supuestos en los que se debe hacer una factura:

  • El destinatario es un empresario o profesional.
  • El destinatario está obligatoriamente sujeto a imposiciones tributarias.
  • Exportaciones exentas de IVA, menos cuando se trata de tiendas libres de impuestos.
  • Relaciones comerciales intracomunitarias exentas de IVA, que son diferentes a las operaciones no sujetas a IVA.
  • El cliente es una Administración Pública o persona jurídica más allá de un empresario o profesional.
  • Ventas a distancia y entregas de bienes que deben ser montados antes de ser utilizados en territorios donde se aplica el IVA.

Factura ordinaria

La factura ordinaria es la que plasma una operación comercial. Puede ser de compraventa de un bien mueble o inmueble, o representar la prestación de algún servicio.

Ten presente que siempre vas a estar obligado a emitir una factura en el caso de que tu destinatario sea un empresario o profesional, y siempre que tu cliente te la exija.

Debe contener los datos generales siguientes:

  • Número de la factura.
  • Fecha de emisión.
  • Datos identificativos del emisor.
  • Datos identificativos del receptor.
  • Detalle de las operaciones, bienes o servicios, objeto de la factura y su cantidad.
  • Precio unitario de cada operación.
  • Regímenes especiales si se aplican.
  • Subtotal del importe bruto.
  • Importe correspondiente al Impuesto sobre Valor Añadido (IVA).
  • Porcentaje aplicable de IVA según el régimen impositivo aplicable.
  • Porcentaje aplicable de retención de Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).
  • Total de la factura a pagar con los impuestos incluidos.

En lo que respecta a los datos identificativos, son estos:

  • Nombre y apellidos completos, o razón social.
  • Documento de identificación.
  • Domicilio.
  • Datos de contacto.

Por su parte, las facturas simplificadas deben contener al menos:

  • Numeración correlativa.
  • Fecha de expedición.
  • Fecha de recepción de pago anticipado, si corresponde.
  • Identificación fiscal, nombre y apellidos o razón social.
  • Identificación de bienes o servicios.
  • Tipo impositivo.
  • Total de la contraprestación.
  • Comunicación, si es aplicable, del régimen especial como la exención de pagar IVA.

Las facturas pueden incluir una fecha de vencimiento y un apartado de comentarios, aunque son obligatorios.

Factura rectificativa

La factura rectificativa se utiliza cuando debes hacer una corrección de una factura emitida, aunque también puede utilizarse para añadir algún tipo de complemento informativo, cambios de datos o descripción de las operaciones.

Además de los datos de una factura ordinaria, este tipo de facturas debe incluir: 

  • Datos que identifiquen qué factura es la que se va a rectificar como su número y fecha de emisión.
  • Detalle de la rectificación.
  • Motivos que han promovido la rectificación.
  • Tipo de rectificación e importe, positivo o negativo, de la rectificación.

Factura recapitulativa

La factura recapitulativa permite, como su nombre indica, dinamizar procesos de facturación cuantiosos con un mismo cliente, ofreciendo en un único documento la información de todas las facturas emitidas en un mismo mes.

Este proceso ayuda a agilizar la facturación y declara las facturas comprendidas en ese documento y que han sido enviadas de manera independiente como nulas para evitar duplicaciones.

Factura proforma

La factura proforma es un paso previo a la factura definitiva que tiene valor informativo para el cliente, ya que expone los servicios o bienes, así como las condiciones a las que accede.

Por ejemplo, suelen utilizarse en operaciones internacionales, reformas de viviendas o servicios turísticos, concretamente de hospedaje.

Es importante señalar que la factura proforma carece de valor fiscal por lo que no es necesario registrarla o conservarla, más allá de como documento informativo.

Eso sí, es imprescindible que se añada la fecha de validez, como ocurre con los presupuestos y que se especifique claramente que se trata de una factura proforma.

Factura simplificada y factura completa

La factura simplificada sustituye en la actualidad a los tickets de compra y se aplica cuando no superan los 400 € con IVA incluido, cuando se trata de facturas rectificativas y cuando las ventas o servicios no superan los 3.000 € en operaciones reguladas de diferente naturaleza.

Entre ellos se encuentran los servicios telefónicos de tarjetas que no permiten la identificación del portador, así como otros servicios como los de transporte de personas y equipajes, de hostelería y restauración, de peluquería y estética, autopistas de peaje, tintorerías, etc.

Las personas autorizadas por el Departamento de Gestión Tributaria también pueden emitir este tipo de facturas.

Los profesionales o empresas que no respondan a estos supuestos, están obligados a emitir una factura completa.

Factura electrónica

La factura electrónica es un documento en formato digital con la misma información que la de los diferentes tipos de facturas que acabamos de ver.

Ofrece grandes ventajas como que facilita las transacciones, es más ecológica, aumenta la seguridad jurídica y reduce los posibles errores a la hora de crearlas, siempre que cuentes con un software específico.

Además, la factura electrónica se inscribe como una medida estructural del Plan de erradicación de la morosidad en el sector público de acuerdo con la Ley 25/2013 para mejorar el control contable de los intercambios económicos.

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