Firma electrónica para empresas: qué es, utilidad y cómo obtenerla

La firma electrónica para las empresas es una gran aliada para seguir avanzando en procesos de transformación digital en aspectos clave como la nube, la conectividad y la ciberseguridad.

En este artículo queremos mostrarte los fundamentos de la firma electrónica de las empresas para lo que repasaremos su definición, la relación que le une a los certificados electrónicos o los requisitos y pasos necesarios para solicitarla en tu empresa.

¿Qué es la firma electrónica de una empresa?

La firma electrónica de una empresa es el conjunto de datos electrónicos asociados a un documento de las mismas características.

Los objetivos que una empresa quiere garantizar con la firma electrónica son:

• Identificar veraz e inequívocamente a quien firma.

• Asegurar que el documento firmado es igual exactamente al original y no ha sufrido modificaciones o manipulaciones.

• Salvaguardar que el firmante no puede ni detractarse ni desvincularse de lo firmado en el documento.

La Ley 59/2003 de Firma Electrónica queda derogada por la Ley 6/20, de 11 de noviembre, que regula determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza a fin de eliminar los preceptos incompatibles con el Reglamento UE 910/2014.

Así, la mencionada ley recoge que únicamente las personas físicas están capacitadas para firmar electrónicamente y queda eliminada la posibilidad de emitir certificados con firma electrónica a favor de personas jurídicas o entidades sin personalidad jurídica.

Para garantizar la autenticidad e integridad de documentos tales como las facturas electrónicas, las personas jurídicas y las entidades sin personalidad jurídica se servirán de sellos electrónicos o de certificados de firma de personas físicas con autoridad legal para representar a la empresa.

 ¿Qué relación existe entre el certificado electrónico y la firma electrónica de una empresa?

Una explicación sencilla es que la firma electrónica depende de que la empresa cuente con un certificado electrónico.

Si entramos más a detalle, tenemos que el certificado electrónico es un documento o fichero electrónico que busca identificar inequívocamente a la persona y se emite por medio de Proveedores de Servicios de Certificación que están autenticados y acreditados a tal efecto.

El ejemplo de autoridad certificadora más común es la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, mientras que un ejemplo de certificado digital es el DNI electrónico.

Una vez que la empresa se ha descargado y cuenta con un certificado digital aprobado por la autoridad encargada de la certificación de las personas indicadas, entonces está en disposición de obtener una firma digital cualificada con la que podrá validar legalmente cualquier tipo de documento ya sea oficial o no, y que está respaldada por altos niveles de ciberseguridad.

Nuevamente y a título resumido, digamos que el certificado electrónico identifica al titular mientras que la firma electrónica identifica a la persona que firma el documento o archivo.

 ¿Cómo obtener la firma electrónica para un documento de empresa?

Dado su uso ampliamente extendido, vamos a centrarnos en la firma electrónica desde la web de la FNMT –Fábrica Nacional de Moneda y Timbre–.

El primer paso es que las personas jurídicas obtengan una certificación de vigencia del Registro Mercantil de los cargos del administrador o del apoderado a cargo de firmar electrónicamente.

Desde la página de certificado de representante y dependiendo del tipo de representación que desees, se accede a la configuración previa y a la solicitud online que reportará un código. 

Con la solicitud online, el código, los poderes de la sociedad y el DNI original de la persona que representará a la empresa, dicha persona procederá a solicitar de forma presencial la firma electrónica en la dependencia elegida de la Agencia Tributaria u organismo con convenio de colaboración con la FNMT.

Tras la acreditación presencial, y en el plazo de un par de horas, será posible la descarga de la firma electrónica desde el enlace a la web de la FNMT que ya hemos mencionado y tras seleccionar el tipo de representación que quieres solicitar.

Es importante que sepas que todo el procedimiento se debe realizar desde el mismo ordenador y usando el mismo navegador.

Con la firma descargada podrás empezar a legitimar los documentos que necesites.

 ¿Por qué contar con una firma electrónica para empresas?

Sin mencionar los trámites de empresa que exigen de forma obligatoria ser firmados electrónicamente –y que cada vez son más–, a lo largo de este artículo hemos ido dejando entrever algunas de las ventajas de contar voluntariamente con una firma digital para documentos de empresa.

Para refrescar las ya mencionadas y para dejar constancia del resto hemos preparado la siguiente lista de ventajas de la firma electrónica de empresas:

• Documentos más seguros y sin opción de poder ser manipulados o alterados. La identidad del firmante y la autenticidad del documento quedan 100% salvaguardadas.

• Garantía de confidencialidad a salvo y específica para personas con acceso autorizado.

• Ahorro tanto en espacio como económico asociado a la no impresión y posterior archivo de los documentos.

• Ahorro en traslados y desplazamientos para hacer las gestiones necesarias.

• Ejecución de procesos en menos tiempo, lo que redunda en una mayor productividad y competitividad de la empresa.

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