¿Qué puede desgravar un autónomo y qué no?

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¿Qué puede desgravar un autónomo y qué no?

La pregunta de qué puede desgravar un autónomo y qué no, es la consulta clásica del colectivo de trabajadores por cuenta propia a sus gestores fiscales y laborales.

Si eres autónomo o estás pensando en ponerte por tu cuenta como freelance, te animamos a seguir leyendo.

En este artículo te vamos a dar cumplida cuenta del tema para que salgas de dudas sobre qué son los gastos deducibles del autónomo, cuáles te puedes desgravar en tus declaraciones de IVA e IRPF y consejos para hacerlo correctamente. ¡Toma nota!

 Los gastos deducibles del autónomo

Si eres autónomo has de saber que un gasto deducible es un coste que puedes utilizar para rebajar tu factura fiscal en las declaraciones de IVA (Impuesto Valor Añadido) o IRPF (Declaración de la Renta de las Personas Físicas), ya que reduce la base imponible sobre la que se calculan tus impuestos ante Hacienda.

¿Y cuáles son esos gastos que te permiten desgravar en las declaraciones de impuestos?

En principio, la regla general a la hora de establecer si un gasto es o no fiscalmente deducible para ti como autónomo es que dicho gasto debe estar relacionado con tu actividad profesional, por tanto, no puede ser en ningún caso un gasto de carácter personal. De todos modos, dependerá en gran medida de la actividad que desarrolles y de los medios que utilices.

 Deducciones en el IVA y en el IRPF, ¿Cómo funcionan?

Es importante destacar que algunos gastos son deducibles en la declaraciones (trimestrales y anuales) de IVA y otros lo son en el IRPF.

En el caso del IVA, como autónomo puedes deducirte el IVA soportado, esto es, el porcentaje de IVA que abonas cuando compras un bien o servicio necesario para el desarrollo de tu actividad profesional.

Mientras, en el IRPF los gastos que sí puedes deducir te ayudarán a reducir la base imponible obtenida a partir de los ingresos de tu actividad, que es la que se usará para calcular el IRPF a pagar o a devolver. A menor base imponible de IRPF, menos te tocará abonar.

Para que lo veas más claro, vamos a explicar esto con un ejemplo sencillo como es el coste del alquiler de una oficina para un profesional, un tipo de gasto fiscalmente deducible.

Si alquilas una oficina, el propietario de la misma te pasará mensualmente una factura con el coste total del alquiler -por ejemplo, 550 euros- desglosado en dos conceptos: base imponible + IVA aplicado, que en el caso de los alquileres comerciales o a negocios es del 21%. Esto supone que ese alquiler de 550 euros se compone de una base imponible de 434,50 euros y un IVA de 115,50 euros.

El IVA abonado en el alquiler del local -los 115,50 euros mensuales- lo podrás restar del IVA repercutido, es decir, lo vas a poder minorar del porcentaje de Impuesto sobre el valor añadido que te abonan los clientes en caso de que tu actividad esté sujeta a este impuesto y que como autónomo estás obligado a cargar en las facturas de tu actividad.

En resumen, esta deducción te ayuda a desgravar en las declaraciones de IVA, reduciendo la factura final de este impuesto.

¿Y qué ocurre con el IRPF? En tu declaración anual del impuesto sobre la renta podrás deducirte el gasto realizado en el alquiler -en este caso, los 550 euros mensuales- durante ese período, que rebajará así la base imponible y, por tanto, lo que habrás de pagar de IRPF

 Requisitos de los gastos deducibles para autónomos

A continuación vamos a revisar cuáles son los tipos de gastos que te ayudan a desgravar.

Para que un gasto se considere deducible tiene que reunir tres requisitos principales, tal y como recoge la Agencia Tributaria en su página web.

Las condiciones de estos gastos deducibles son las siguientes:

  1. Que estén vinculados a la actividad económica. Por ejemplo, no puedes deducirte gastos de gasolina si tu negocio no implica desplazamientos.
  2. Que se hayan contabilizado adecuadamente. Las compras o gastos a deducirte deben estar recogidos en los propios libros de contabilidad de tu actividad, en el capítulo de gastos afectos a la actividad.
  3. Que dispongas de la justificación adecuada. Estos costes que quieres utilizar para desgravar deben contar con la correspondiente factura por parte del proveedor para ser deducibles.

Que estén vinculados a la actividad económica. Por ejemplo, no puedes deducirte gastos de gasolina si tu negocio no implica desplazamientos.

Que se hayan contabilizado adecuadamente. Las compras o gastos a deducirte deben estar recogidos en los propios libros de contabilidad de tu actividad, en el capítulo de gastos afectos a la actividad.

Que dispongas de la justificación adecuada. Estos costes que quieres utilizar para desgravar deben contar con la correspondiente factura por parte del proveedor para ser deducibles.

Todos los gastos que puedes usar como autónomo para desgravar aparecerán reflejados en las declaraciones de IVA o en el IRPF, así como la deducción que aportan a la base imponible de cada impuesto.

¿Qué puedes desgravar siendo autónomo?

Estos son los tipos de gastos que sí te puedes deducir si ejerces una actividad profesional por cuenta propia.

  • Compras de material y materias primas. Aquí se incluyen los gastos en material de oficina, mercancías, materias primas, vestuario, embalajes, software…
  • Sueldos, salarios. También puedes deducirte las retribuciones de los trabajadores, en caso de tenerlos, así como tu propio salario además de las dietas, pagas extraordinarias o indemnizaciones por despido.
  • Seguridad Social. Incluye tus cotizaciones a la Seguridad Social (la cuota de autónomo) y las de tus trabajadores, si tuvieras empleados.
  • Gastos de viajes y dietas. Se entienden por supuesto los gastos de desplazamientos o viajes por trabajo. Los autónomos pueden deducirse además los gastos de hotel o transportes, así como también la gasolina.
  • Podrás deducirte gastos financieros como préstamos, créditos, primas de seguros y los recargos por aplazamiento del pago de una deuda pendiente.
  • Aportaciones a sistemas de previsión social: planes de pensiones o EPSV.
  • Arrendamientos y cánones. Aquí entrarían los gastos originados por el alquiler de locales, renting vehículos o equipos, así como los pagos por el derecho de uso de patentes, marcas u otras manifestaciones relacionadas con la propiedad industrial.
  • Gastos en reparaciones y conservación de elementos imprescindibles para tu actividad: obras en el local donde se desarrolla, repuestos, reparación averías en maquinaria…
  • También puedes deducirte los gastos de los consumos de electricidad, agua, gas, telefonía e internet y otros abastecimientos.
  • Servicios de profesionales independientes. Aquí entrarían los honorarios de la gestoría, abogados, auditores, notarios, especialistas informáticos, etc.
  • Trabajos realizados por otras empresas o profesionales. También es posible deducirse el coste de subcontratación de tareas, que aun siendo parte del proceso de producción propia, encargues a otros profesionales.
  • Los gastos derivados de cursos, congresos o material formativo relacionados con la actividad empresarial también te los podrás deducir.
  • El IVA soportado solo podrá deducirse en el IRPF cuando no sea desgravable a través de la declaración de IVA. Si no presentas declaración de IVA de forma trimestral, entonces sí podrás deducirlo vía declaración de la renta.
  • Otros gastos de tributos fiscales: el Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI) del local afecto a la actividad o el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) también te los puedes deducir, este segundo afecta tanto a autónomos como a personas jurídicas que realizan una actividad empresarial.

Compras de material y materias primas. Aquí se incluyen los gastos en material de oficina, mercancías, materias primas, vestuario, embalajes, software…

Sueldos, salarios. También puedes deducirte las retribuciones de los trabajadores, en caso de tenerlos, así como tu propio salario además de las dietas, pagas extraordinarias o indemnizaciones por despido.

Seguridad Social. Incluye tus cotizaciones a la Seguridad Social (la cuota de autónomo) y las de tus trabajadores, si tuvieras empleados.

Gastos de viajes y dietas. Se entienden por supuesto los gastos de desplazamientos o viajes por trabajo. Los autónomos pueden deducirse además los gastos de hotel o transportes, así como también la gasolina.

Podrás deducirte gastos financieros como préstamos, créditos, primas de seguros y los recargos por aplazamiento del pago de una deuda pendiente.

Aportaciones a sistemas de previsión social: planes de pensiones o EPSV.

Arrendamientos y cánones. Aquí entrarían los gastos originados por el alquiler de locales, renting vehículos o equipos, así como los pagos por el derecho de uso de patentes, marcas u otras manifestaciones relacionadas con la propiedad industrial.

Gastos en reparaciones y conservación de elementos imprescindibles para tu actividad: obras en el local donde se desarrolla, repuestos, reparación averías en maquinaria…

También puedes deducirte los gastos de los consumos de electricidad, agua, gas, telefonía e internet y otros abastecimientos.

Servicios de profesionales independientes. Aquí entrarían los honorarios de la gestoría, abogados, auditores, notarios, especialistas informáticos, etc.

Trabajos realizados por otras empresas o profesionales. También es posible deducirse el coste de subcontratación de tareas, que aun siendo parte del proceso de producción propia, encargues a otros profesionales.

Los gastos derivados de cursos, congresos o material formativo relacionados con la actividad empresarial también te los podrás deducir.

El IVA soportado solo podrá deducirse en el IRPF cuando no sea desgravable a través de la declaración de IVA. Si no presentas declaración de IVA de forma trimestral, entonces sí podrás deducirlo vía declaración de la renta.

Otros gastos de tributos fiscales: el Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI) del local afecto a la actividad o el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) también te los puedes deducir, este segundo afecta tanto a autónomos como a personas jurídicas que realizan una actividad empresarial.

¿Qué gastos no puedes deducirte como autónomo?

Existen algunas partidas de gasto que no tienen la consideración de gastos deducibles y que, por tanto, no podrás utilizar para desgravar impuestos.

Según la Agencia Tributaria, entre otros, tienen consideración de gastos no deducibles los siguientes:

  • Multas y sanciones, también se incluyen aquí los recargos por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.
  • Donativos y liberalidades (regalos).
  • Pérdidas del juego.
  • Gastos realizados con personas o entidades residentes en paraísos fiscales.
  • Las aportaciones a Mutualidades de Previsión Social (EPSV o similar) del propio empresario o profesional, aunque sí que se calculan para rebajar la base imponible.
  • IVA soportado que resulte deducible en la declaración del IVA.

Multas y sanciones, también se incluyen aquí los recargos por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.

Donativos y liberalidades (regalos).

Pérdidas del juego.

Gastos realizados con personas o entidades residentes en paraísos fiscales.

Las aportaciones a Mutualidades de Previsión Social (EPSV o similar) del propio empresario o profesional, aunque sí que se calculan para rebajar la base imponible.

IVA soportado que resulte deducible en la declaración del IVA.

Esperamos desde Reale Seguros haberte ayudado a resolver estas dudas que, como te decíamos, son muy habituales entre los autónomos cuando están comenzando.

¿Has pensado en contratar un seguro para autónomos que te ayude a proteger tu negocio o actividad profesional? No te apures si tienes dudas, nuestros agentes especializados en negocios como el tuyo te asesorarán sin compromiso.